Om de goede werking te waarborgen én te bewaken is het nodig om structureel 'overleg en inspraak' te organiseren.  Op heel wat vlakken is inspraak en overleg nodig : met de bewoner en gebruikers met de familieleden met de medewerkers onderling met de externe zorgpartners Het 'organogram' en de 'organisatie van de communicatie en overlegorganen' vormen belangrijke elementen om de inspraak en het overleg te structureren.
In het Woon- en Zorgcentrum Vincenthove wordt: 1x per maand een 'bewonersraad' gehouden (de verslagen verschijnen in het infokrantje) 3 of 4x per jaar een 'familieraad' gehouden 2x per jaar een 'medewerkersraad' gehouden In het Serviceflatcomplex De Rozelaar en het dagverzorgingscentrum den Haard wordt elke twee maanden respectievelijk een 'Bewonersraad' en 'Gebruikersraad' gehouden.  De verslagen worden aan iedereen uitgedeeld.
Ondanks de vele goede bedoelingen kan het toch zijn dat mensen niet tevreden zijn over de werking en is het belangrijk dat mensen met hun wensen en hun grieven terecht kunnen.   Via de bovenvermelde overlegkanalen kan veel besproken worden.  Toch is het ook belangrijk dat mensen met klachten terecht kunnen.  De V.Z.W. Bejaardenzorg Midden West-Vlaanderen heeft een klachtenprocedure uitgewerkt en heeft een 'folder klachtenbehandeling' opgesteld.  Deze folder werd aan alle bewoners of gebruikers bezorgd.  Op deze wijze willen wij de klachtenbehandeling intern structureren en hopen wij dat wij   'klachten'  vlug en correct kunnen afhandelen. Hebben mensen bij ons onvoldoende gehoor dan kunnen zij steeds terecht bij de 'Woonzorglijn 078/15.25.25 van de Vlaamse Overheid'.  Hier kan men terecht voor vragen en eventuele geschillen.  Deze dienst waarborgt dat elke klacht ernstig wordt onderzocht.

V.Z.W. Bejaardenzorg Midden W.-Vl., Dr. Delbekestraat 27 - 8800 Roeselare, tel. 051/23.23.60  - info@vincenthove.be